Lettre d'observations de l'URSSAF : la liste des documents consultés ne doit pas être approximative
Aux termes de l'article R. 243-59 III du code de la sécurité sociale, à l'issue du contrôle ou lorsqu'un constat d'infraction de travail dissimulé a été transmis en application des dispositions de l'article L. 8271-6-4 du code du travail afin qu'il soit procédé à un redressement des cotisations et contributions dues, les agents chargés du contrôle mentionnés à l'article L. 243-7 communiquent au représentant légal de la personne morale contrôlée ou au travailleur indépendant une lettre d'observations datée et signée par eux mentionnant l'objet du contrôle réalisé par eux ou par d'autres agents mentionnés à l'article L. 8271-1-2 du code du travail, le ou les documents consultés, la période vérifiée, le cas échéant, la date de la fin du contrôle et les observations faites au cours de celui-ci.
L'obligation de communiquer les documents consultés vise à permettre au cotisant, par la suite, de se prévaloir de façon effective d'un éventuel accord tacite de l'organisme de recouvrement au visa de l'article R. 243–59–7 du code de la sécurité sociale, ce qui implique de connaître les documents dont l'URSSAF a pris connaissance, mais également à se défendre dans le cadre du redressement en cours.
Par conséquent, s'il ne peut être exigé de lister chacun des documents, notamment dans les entreprises ayant de nombreux salariés, le cotisant et le cas échéant le tribunal doivent être en mesure de comprendre les documents que l'URSSAF a effectivement consultés.
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Le Tribunal judiciaire de Lille a jugé[1] :
« En l'espèce, la liste des documents figurant dans la lettre d'observations du 9 mai 2019 comporte des mentions particulièrement approximatives, comme le démontrent les exemples suivants :
« état justificatifs des éléments de la réduction générale des cotisations, pièces justificatives des frais de déplacements, rupture conventionnelle, jugement prud'homal, accord transactionnel [...] ».
La comparaison avec la liste complémentaire, fournie uniquement le 10 novembre 2019, soit largement après l'écoulement de la période contradictoire de 30 à 60 jours à compter de la lettre d'observations, confirme ce caractère particulièrement imprécis.
Ainsi, la mention « rupture conventionnelle, jugement prud'homal, accord transactionnel » passe au pluriel – étant précisé que le redressement porte notamment sur plusieurs indemnités de rupture, dont MM. [V], [F], Mmes [B], [U] et [M]. Les justificatifs de déplacements sont désormais intitulés « liste des véhicules et affectation, pièces justificatifs des frais de déplacement, politique liée à la mobilité géographique, relevé des cartes carburant Intermarché et [4], et, pour les salariés bénéficiant du réel A et du forfait B selon fichier joint dans le mail adressé à Mme [G] : copie des relevés annuels des km personnels, copie des cartes carburants, copie de la carte grise d'un éventuel second véhicule, autre information utile (composition familiale) ».
Cette comparaison entre lettre d'observations et réponse à observations permet en outre de relever de nombreux ajouts et notamment les suivants :
« -registre unique du personnel,
-médaille du travail : justificatifs des gratifications versées (bénéficiaires, montants, diplômes),
-cadeaux salariés (dont challenges) : règlements, liste des bénéficiaires, nature et montant des cadeaux attribués,
-cadeaux tiers : liste des bénéficiaires, nature et montant des cadeaux attribués,
-tableaux des cas de dérogation à la mutuelle,
-dossier des salariés ayant quitté l'entreprise avec calcul de l'indemnité versée,
-conclusions du dernier contrôle fiscal ».
La lettre d'observations, à la fois imprécise et incomplète, viole manifestement les exigences de l'article R. 243-59 III du code de la sécurité sociale, est irrégulière et ne peut qu'être annulée, ce qui entraîne l'annulation de la mise en demeure et de la décision de la commission de recours amiable. »
[1] Tribunal judiciaire de Lille - Pôle social 3 décembre 2024 / n° 20/02052
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