Comment se déroule un contrôle URSSAF ?
Découvrez les étapes clés d'un contrôle URSSAF, de l'avis de contrôle à la mise en demeure.
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Étape 1 : L’avis de contrôle
Le contrôle URSSAF commence par l’envoi d’un avis de contrôle à l’entreprise concernée.
Cet avis est une formalité obligatoire prévue par l’article R243-59 du Code de la sécurité sociale.
Il informe l'employeur de l'identité du contrôleur, de l'objet du contrôle et de la période concernée (généralement les trois dernières années).
Cet avis permet à l'entreprise de préparer les documents nécessaires comme les bulletins de paie, les contrats de travail ou les relevés comptables.
Le non-respect de cette formalité par l'URSSAF peut entraîner la nullité du contrôle.
L'entreprise dispose alors de quelques jours pour se préparer au contrôle qui peut se dérouler de deux manières : sur pièces ou sur place.
Étape 2 : Le contrôle sur pièces ou sur place
Le contrôle URSSAF peut avoir lieu de deux façons :
- Contrôle sur pièces : L’entreprise envoie les documents demandés par voie électronique ou postale, et le contrôleur examine ces éléments à distance.
- Contrôle sur place : Le contrôleur URSSAF se déplace dans les locaux de l’entreprise pour consulter les documents sur place. Il peut poser des questions et obtenir des informations complémentaires des responsables des ressources humaines ou comptables.
Durant cette phase, l’URSSAF vérifie la régularité des déclarations sociales et des paiements des cotisations.
Elle s’assure également que l’entreprise applique correctement les exonérations et autres réductions de charges.
Étape 3 : L’entretien de fin de contrôle
À l'issue du contrôle, un entretien de fin de contrôle peut être organisé.
Cet entretien permet à l'URSSAF de communiquer verbalement à l’employeur ses premières conclusions sur les éventuelles anomalies relevées. L'employeur peut, à ce stade, apporter des explications ou justifications supplémentaires.
Cet entretien est facultatif, mais il est recommandé de le tenir, car il permet de clarifier les points soulevés et d'éviter de possibles malentendus avant la rédaction du rapport final.
Étape 4 : La lettre d’observations
Après l’entretien, si des irrégularités ont été relevées, l’URSSAF envoie à l’entreprise une lettre d’observations.
Ce document détaille les anomalies constatées (ex. : omission de cotisations, calculs erronés) ainsi que les régularisations financières demandées.
La lettre d’observations marque un moment crucial du contrôle, car elle donne à l'entreprise une première estimation des sommes qu'elle pourrait devoir payer en cas de redressement.
Elle constitue également la base de la procédure contradictoire.
Étape 5 : La période contradictoire
Après la réception de la lettre d’observations, l’entreprise dispose d’une période, généralement de 30 jours, pour contester les conclusions de l’URSSAF.
Il s’agit de la période dite contradictoire.
Pendant cette phase, l’entreprise peut présenter ses arguments et fournir des preuves supplémentaires pour contester les observations de l'URSSAF.
Cette étape est primordiale, car elle permet à l’employeur de se défendre et d'éviter un redressement excessif ou injustifié.
Il est souvent conseillé de se faire assister par un avocat anti urssaf pour optimiser ses chances de succès.
Étape 6 : La mise en demeure
Si, après la période contradictoire, l'URSSAF maintient ses observations et que des cotisations restent dues, une mise en demeure est envoyée à l'entreprise.
Cette mise en demeure formalise l'exigibilité des sommes demandées.
Elle fixe un délai pour que l'entreprise régularise sa situation en réglant les cotisations et pénalités dues.
En cas de non-paiement dans les délais impartis, l'URSSAF peut engager des poursuites pour récupérer les sommes, y compris par voie judiciaire.
Il est donc essentiel de répondre rapidement et de manière appropriée à la mise en demeure en saisissant la commission de recours amiable.
Conclusion : Anticiper et se préparer à un contrôle URSSAF
Le contrôle URSSAF peut être une épreuve pour les entreprises, mais en connaissant les différentes étapes – de l'avis de contrôle à la mise en demeure – il est possible de mieux s'y préparer.
Pour éviter les redressements, de bons conseils en droit de la sécurité sociale et une tenue rigoureuse des documents sociaux sont indispensables.
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Eric ROCHEBLAVE - Avocat Spécialiste en Droit du Travail et Droit de la Sécurité Sociale
Eric ROCHEBLAVE
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et Droit de la Sécurité Sociale
Barreau de Montpellier
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